Правила оформления транспортных расходов в командировке

В служебной поездке сотрудник, направленный для решения деловых вопросов в другой город или даже страну, несет определенные расходы на оплату транспорта, чтобы прибыть в пункт назначения и вернуться назад. Чтобы предупредить проблемы с последующей компенсации проезда к месту работы и обратно со стороны работодателя, командированному работнику необходимо выдержать определенный порядок документального оформления, рассмотренный в предлагаемом обзоре.

Общие правила направления сотрудников в командировку

Российское законодательство обязывает сотрудников совершать деловые поездки по поручению работодателя, если этого требует производственная необходимость. Исключение распространяется в отношении женщин, воспитывающих детей в возрасте до трех лет, одиноких или многодетных родителей, представителей других льготных категорий, которые вправе отказаться от командировки.

Командировочную поездку проводят и оформляют в таком порядке:

• непосредственный руководитель согласует с администрацией необходимость, цели отправки сотрудника на другое предприятие, кандидатуру для решения служебных вопросов в другом городе;
• командируемый работник подает заявление, чтобы получить авансовый платеж на покупку билетов, съем жилья, прочих расходов, сопутствующих деловое путешествие;
• руководитель предприятия издает приказ, с указанием ФИО, должности направляемого сотрудника, принадлежности к структурному подразделению, наименования и расположения пункта назначения, сроков, включая начальную и конечную дату, целей отлучки, проведения финансирования за счет работодателя;
• бронируют гостиницу или квартиру, покупают билеты – это может делать непосредственно командировочный или специальная служба в организации, которой поручено выполнение этих задач;
• работнику предварительно переводят или выдают наличными суточные, в счет оплаты будущего проживания в другом городе; сумму определяют, исходя из правил, принятых в соответствующей компании; законодательство оговаривает необходимость удержания страховых взносов с этих выплат, если размер составит при передвижениях внутри страны – от 700 руб., при заграничных поездках – от 2 500 руб. ежедневно; эта статья расходов не предусмотрена, если командированное лицо каждый день возвращается домой, когда ехать нужно не слишком далеко от места проживания;
• сотрудник отправляется в деловое путешествие, выполняя поставленные руководством задачи;
• по возвращению командировочный отчитывается о потраченных средствах за каждый день, с составлением подробного авансового отчета и предоставлением подтверждающих документов.

После сдачи отчетной документации в бухгалтерию, производят перерасчет, с компенсацией понесенных транспортных и прочих расходов сотрудником.

Немного об условиях возмещения, в том числе о правилах списания этих средств. Чтобы у руководства предприятия не возникло проблем при проверке налоговых органов, важно правильно отнести соответствующие позиции затрат.

Общие расходы на командировку включают в статью прочих расходов, вызванных производственной необходимостью или продажей продукции. В соответствии с положениями пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ этот список остается открытым. Но с точки зрения налогового законодательства, возможность учета расходов на такси в командировке по этой позиции подвергается сомнению.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, эти суммы необходимо учитывать, рассчитывая налог на прибыль.

Общие условия возврата потраченных в служебных поездках средств работникам определяет коллективный договор, другие документы локального значения, принятые на предприятии.

Виды транспортных расходов в командировке

Стоит подробнее остановиться на условиях возврата сумм по транспортным расходам в командировке. Далее рассмотрены отдельные нюансы возврата средств на разных этапах поездки.

Прибытие в аэропорт или на вокзал

Работодатель обязан оплатить служебное путешествие командируемого сотрудника. Споры может вызвать условие – от какого момента руководство предприятия должно производить оплату, являются ли расходы на дорогу в аэропорт или на вокзал обязательными к возмещению.

Российское законодательство обязывает работодателей компенсировать затраты, если указанный объект отправления расположен вне пределов населенного пункта. При этом расходы на такси или арендованную машину в командировке возвращаются, если этот выбор обоснован экономически. В противном случае необходимо пользоваться общественным транспортом – автобусами, маршрутками, водными судами и пр.

Передвижение в другом городе

В ходе поездки командировочному приходится ежедневно добираться от места временного проживания в компанию, куда его направили. В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ или Положения о служебных командировках, работодатель не обязан возвращать эти средства. Но возврат указанных расходов можно прописать в локальных нормативных актах предприятия, чтобы работник не тратил свои деньги на производственные нужды.

Возможность компенсации расходов на такси в командировке также определяется индивидуально, исходя из условий транспортной доступности в конкретном населенном пункте и статуса командировочного. Ведущим руководителям может быть предоставлена такая возможность, которую документально закрепляют в положении, принятом на предприятии.

Оплата постельного белья и питания в поезде

Возмещать деньги, потраченные на постельное белье, работодатель обязан. Но возмещение затрат на дополнительное питание, помимо цены билета, в обязательные платежи не входит. Еда в деловой поездке оплачивается из суточных.

Платное место в самолете

Некоторые авиакомпании устанавливают доплаты за удобные места. Поскольку ст. 64 НК РФ относит оплату билетов вместе со сборами и другими дополнительными суммами в командировочные расходы, работнику возместят эти средства. Тем более что через сайт авиакомпании можно заранее выбрать необходимое кресло в салоне самолета.

Поездка личным транспортом

Сотрудник может направиться в другой город по служебному заданию на собственном автомобиле. В данной ситуации транспортные расходы включают выплату должного возмещения за топливо и техническое обслуживание машины. Деньги, потраченные на платную стоянку, лучше начислять, в соответствии с положениями правительственного Постановления № 92, принятого в феврале 2002 года, чтобы исключить проблемы с государственной налоговой службой.

Список документов, которые должен предоставить сотрудник после командировки

Важно понимать, какие документы могут подтвердить транспортные расходы. От сотрудника по возвращению требуется составление и сдача авансового отчета. Этот документ составляют с указанием следующей информации на первой странице:

• названия компании;
• наименования цеха или отдела работника;
• ФИО командировочного;
• назначения авансовых выплат – в счет командировочных расходов.

На обороте в таблице по строкам вносят отдельные расходные позиции, с указанием, на что были потрачены деньги, размера суммы, с общим итогом в конце.

Заполнение сопровождают перечислением документов, подтверждающих транспортные и прочие расходы в поездке. Действительность и обоснованность израсходованных средств на оплату транспорта можно удостоверить:

• бумажными или электронными билетами;
• чеками;
• распечатками электронного терминала;
• посадочным талоном на самолет (налоговики признают только бумажную форму);
• квитанциями об оплате парковки;
• договором, чеком на услуги каршеринга и пр.

У некоторых людей может возникнуть вопрос, как подтвердить расходы на такси в командировке. Эти платежи удостоверяет распечатка электронного чека соответствующей службы такси. Если у транспортной компании отсутствует электронный сервис, можно взять расписку с водителя, подтверждающую маршрут движения, размер суммы.

Особенности оплаты и учета расходов при загранкомандировках

Подробнее о том, как оплачивается дорога в командировке, если предстоит зарубежная поездка. В этом случае оформление производится в том же порядке, что и при путешествиях по российской территории, с некоторыми дополнениями относительно следующих трат:

• чтобы оформить загранпаспорт, визу, страховку, прочие документальные разрешения на въезд в другую страну;
• проездные документы используют для удостоверения дат при начислении суточных;
• документацию, заполненную на иностранном языке, переводят на русский.

При расчете суммы оперируют валютой, в которой выплачивали аванс. Перерасчет проводят по официальному курсу на момент сдачи отчета. Если сотрудник менял валюту самостоятельно, нужно приложить соответствующую справку с обменного пункта.

Российское законодательство предусматривает обязательность возмещения транспортных расходов в командировке со стороны работодателей, направляющих сотрудников в служебные поездки. Но чтобы предупредить возможные проблемы при проверке компании налоговой службой, а самому работнику – полностью возместить потраченные деньги, важно правильно оформить необходимую документацию, к которой приложить документальное подтверждение в виде проездных билетов и прочих бумаг.