Оформление авансового отчета после командировки

Оглавление

• Что такое авансовый отчет по командировке?
• Обязательно ли оформлять отчет?
• Что входит в авансовый отчет?
• Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя
• Как заполнить авансовый отчет по командировке?
• Срок предоставления авансового отчета по командировке
• Какие подтверждающие документы по авансовому отчету по командировке?
• Что делать при отмене служебной поездки?
• Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

Командировки сотрудников являются распространенной практикой во многих организациях. Работники направляются в служебные поездки для решения производственных задач – участия в совещаниях, конференциях, выставках. Компании берут на себя расходы, связанные с такими командировками – на транспорт, проживание, питание. Для этого сотрудникам выдаются денежные авансы. По возвращении сотрудники обязаны в установленные сроки предоставить авансовый отчет (АО) об израсходованных суммах, а также подтверждающую документацию.

В этом материале мы рассмотрим требования к оформлению этого документа, ответственных за его составление лицах, также расскажем, как происходит заполнение авансового отчета по командировке на примере.

Что такое авансовый отчет по командировке?

Подготовка и оформление командировки сотрудников — это кропотливый, трудоемкий процесс для организации. С каждой новой поездкой растет поток сопутствующей документации, с которой нужно разобраться, провести нужные согласования, контроль. В итоге это приводит к задержкам в работе, риску возникновения ошибок, потере важных бумаг.

Одним из важных документов является авансовый отчет, заполняемый работником по возвращении в офис. В нем содержатся данные о расходах работника, подлежащих компенсации компанией, с приложением всех оправдательных материалов.

Для бухгалтерии компании он имеет два назначения:

• Подтверждение расходов, на покрытие которых выдавался аванс перед поездкой (а выдача аванса обязательна по закону).
• Является основанием для компенсационных выплат по возвращении работника.

Весомое значение авансовый отчет после командировки имеет также для налогового учета организации:

• Согласно статьям 252 и 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам предприятия в рамках его финансово-хозяйственной деятельности.
• На основании статей 313 и 314 НК РФ данные расходы должны быть подкреплены первичными документами. В число таких относится и АО.
• Для списания расходов в учете требуется указание даты их осуществления. Применительно к расходам на командировки в качестве таковой законодательно закреплена дата авансового отчета.

Ранее, до 2015 года, пакет обязательных бумаг по командировке был весьма объемным. В него входили командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении. Однако к 2018 году после корректировок законодательства обязательными остались только АО и приказ о направлении в командировку.

Прочие документы по служебным поездкам приобрели факультативный характер. Они по-прежнему могут использоваться, если закреплены в локальных нормативных актах предприятия, регламентирующих данные вопросы. Но в любом случае сдача авансового отчета по командировке остается обязательной.

Обязательно ли оформлять отчет?

Согласно требованиям Трудового кодекса и НК РФ, каждый сотрудник по возвращении из командировки представляет АО, он должен отчитаться о произведенных в поездке расходах из средств компании. В него вносятся данные о понесенных тратах на проезд, проживание, питание и другие оправданные цели. К нему прикладывается подтверждающая документация: чеки, билеты, договоры аренды. Это необходимо для подтверждения целевого использования выданных сумм.

Даже если в связи с изменением планов командировка была отменена, при этом средства уже были потрачены самим сотрудником или компанией на ее организацию, заполнение и сдача АО с прилагаемыми документами остается обязательной. Отчет подается в течение 3 дней с момента издания приказа об отмене служебной поездки.

Что входит в авансовый отчет?

Это документ, в котором работник отражает произведенные им траты из средств, выделенных компанией на служебную поездку. Данный отчет включает ряд обязательных сведений.

В нем указываются:

• Наименование организации.
• Порядковый номер, дата составления отчета.
• Данные командированного сотрудника (ФИО, отдел, должность).
• Цель выдачи аванса (командировочные расходы).
• Выданная и израсходованная суммы, информация об остатке/перерасходе.
• Реквизиты всех подтверждающих документов по расходам.

Заполненный и подписанный отчет вместе с оригиналами расходных документов передается в бухгалтерию на проверку и оформление соответствующих проводок. Прием отчета сопровождается выдачей работнику расписки о получении представленного пакета отчетных материалов по командировке от компании.

Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя

Если сотрудник не успел предоставить отчет в срок или не вернул неиспользованный аванс, это может иметь серьезные последствия согласно законодательству о труде. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право рассматривать сумму аванса как задолженность работника. В случае нарушения сроков предоставления отчета, работодатель вправе удержать эту сумму из зарплаты сотрудника по окончании следующего месяца после истечения срока предоставления отчета.

Это может повлечь за собой не только финансовые убытки для сотрудника, но и создать негативное впечатление о его ответственности, исполнительности в глазах работодателя. Помимо удержания суммы из зарплаты, такие нарушения сроков могут отразиться на профессиональной репутации работника, повлиять на его будущие возможности в компании.

Поэтому важно соблюдать установленные сроки, своевременно предоставлять необходимые отчеты и документацию, чтобы избежать негативных последствий как для своего финансового положения, так и для профессионального статуса в организации.

Как заполнить авансовый отчет по командировке?

Далее подробно рассмотрим, как составить авансовый отчет по командировке. Шаблон авансового отчета формы АО-1 содержит как лицевую, так и оборотную сторону, каждая из которых несет важные сведения. На лицевой стороне отмечаются следующие основные данные:

• Фамилия, имя, отчество подотчетного лица, то есть сотрудника, отправленного в командировку.
• Табельный номер (чаще всего эту информацию заполняет бухгалтерия).
• Должность сотрудника.
• Информация о первичном документе, подтверждающем выдачу аванса. Это чаще всего расходный кассовый ордер для наличных средств или данные о переводе на корпоративную карту. Некоторые компании предпочитают частичную выдачу аванса в натуральной форме, когда организация покупает билеты или оплачивает другие услуги для сотрудника. В таких случаях эти документы также учитываются в отчете как подтверждение получения аванса (обычно этот раздел заполняется бухгалтером).
• Информация об остатке предыдущего аванса, если это применимо (чаще всего эту информацию также заполняет бухгалтер).

Эти сведения являются важными для оформления авансового отчета, поскольку они подтверждают факт выдачи аванса, отслеживают его использование сотрудником в командировке.

Обратная сторона бланка авансового отчета посвящена описанию фактических расходов. Здесь требуется последовательно указать:

• Дату совершения расхода.
• Порядковый номер подтверждающего документа, который подтверждает данный расход.
• Наименование расхода, т.е., что было приобретено или оплачено.
• Сумму расхода в валюте, которая указывается в отчете.
• Наименование подтверждающего документа, который подтверждает данный расход.

Каждому из этих пунктов предусмотрена отдельная графа для заполнения.

Бывают ситуации, когда сотрудники и бухгалтеры сталкиваются с вопросом о правильной дате для указания в билетах после командировки. На билетах часто фигурируют две даты: дата покупки и дата отправления. Если сотрудник знал о предстоящем командировании и билет был приобретен заранее, опытные бухгалтеры рекомендуют указывать дату покупки билета. Это позволяет отразить фактический момент расхода средств. Приложение билета к отчету служит подтверждением целевого использования средств и фактического осуществления поездки.

Если сотруднику был выдан билет вместо денежных средств на проезд, это должно быть отражено в разделе о предоставленном авансе, а также в списке расходов на обратной стороне отчета. При участии в зарубежных командировках важно указать суммы расходов как в рублях, так и в соответствующей иностранной валюте в соответствующих разделах отчета.

Первичные документы, подтверждающие расходы в командировке, прикрепляются к отдельному листу формата А4. Этот лист затем прикрепляется к заполненному бланку отчета, создавая полный набор документов. Однако чаще всего требуется, чтобы сам сотрудник сохранял все эти документы и передавал их в бухгалтерию для последующей обработки. В дальнейшем работу с этой документацией обычно ведут бухгалтеры.

Процесс сдачи авансового отчета обычно включает несколько этапов:

• Заполнение и подписание отчета. После возвращения из командировки сотрудник заполняет авансовый отчет, прикладывает все необходимые документы в бухгалтерию.
• Проверка бухгалтером. Бухгалтер проверяет отчет, подписывает его, подтверждая получение и проведенную обработку.
• Утверждение отчета. Отчет должны утвердить главный бухгалтер и, в зависимости от структуры компании, высшее руководство. Они ставят свои подписи в соответствующих разделах отчета.
• Возврат средств или компенсация. В случае неиспользованной части аванса сотрудник возвращает ее, либо получает компенсацию за превышение затрат.

Процедуры могут различаться в зависимости от организационной структуры компании. В малых предприятиях обычно один бухгалтер, а в некоторых случаях руководитель выполняет функции главного бухгалтера. Однако общее правило состоит в том, что отчет должны утвердить главный бухгалтер и высшее руководство, и желательно провести предварительную проверку всей документации профессионалом.

Срок предоставления авансового отчета по командировке

Работник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента возвращения из командировки, согласно законодательству. Невыполнение этого требования может привести к тому, что работодатель получит право потребовать возврат всей суммы выданного аванса через удержание из заработной платы или через судебный порядок.

Кроме того, работодатель должен вынести приказ о проведении удержаний в течение месяца после истечения срока сдачи авансового отчета. Однако сумма таких удержаний не может превышать 20% от общей суммы выплат, причитающихся работнику. Если удержания касаются нескольких статей (например, неотчетные суммы по предыдущим командировкам), работодатель вправе увеличить удержания до половины заработной платы. Если работник не согласен с решением работодателя или если срок издания приказа был пропущен, разрешение этой ситуации возможно только через судебный процесс.

Соблюдение срока авансового отчета по командировке в интересах работника, поскольку это позволяет избежать потери части заработной платы, предотвращает возможные юридические проблемы в будущем. Иногда возникают сомнения у бухгалтеров относительно датирования авансового отчета, а также фактических расходов. Однако нет никаких оснований для беспокойства по этому поводу. Обычно командировка или случаи разовых затрат подотчетных средств растягиваются на несколько дней, и работник может представить отчет только по возвращении. Это также относится к ситуациям, когда подотчетные средства используются для единовременных покупок материалов, инструментов или оборудования. Если расходы были понесены в один день, а отчет составлен и утвержден в течение трех рабочих дней после этого, это не представляет никаких проблем.

Какие подтверждающие документы по авансовому отчету по командировке?

Авансовый отчет по командировке должен содержать все имеющиеся у сотрудника первичные финансовые документы, подтверждающие понесенные им расходы, связанные со служебной поездкой.

К таким расходам относятся не только траты на проезд, проживание и питание, но и, например, приобретение образцов продукции или материалов на профильной выставке (если это было целью командировки либо заранее согласовано с руководством). То есть сотрудник может возместить и те расходы, которые выходят за рамки командировочных, но имели место по причине и в период служебной поездки.

В качестве подтверждающих документов к авансовому отчету прилагаются:

• транспортные билеты;
• распечатки электронных билетов;
• посадочные талоны к авиабилетам;
• товарные, кассовые чеки;
• бланки строгой отчетности;
• командировочное удостоверение, отчет о задании (если оформляются) и прочее.

Суточные расходы отдельных документов не требуют. Подтверждением дней командировки служат транспортные билеты, а также путевые листы личного или служебного транспорта.

Что делать при отмене служебной поездки?

Даже в случае отмены служебной поездки после того, как на ее организацию уже были затрачены денежные средства, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет.

В него вносятся имевшие место к моменту отмены расходы на:

• Приобретение билетов на транспорт.
• Бронирование мест в гостиницах.
• Обмен валюты, уплата комиссии.
• Оформление визы и иных документов.
• Прочие затраты, связанные с подготовкой поездки.

Сроки сдачи авансового отчета в случае отмененной командировки такие же, как и при стандартном возвращении из поездки — не позднее трех рабочих дней после издания соответствующего приказа об отмене командирования сотрудника. К отчету прикладываются все чеки, а также платежные документы на имевшие место расходы.

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

При заграничных командировках в АО помимо основных расходов на проезд, проживание, питание, важно учесть и дополнительные издержки, связанные с особенностями заграничных поездок.

К ним относятся:

• Оплата госпошлины за оформление заграничного паспорта. Если заграничного паспорта изначально не было и его пришлось оформлять специально для командировки.
• Услуги визовых центров по подготовке документов. Оплата услуг по сбору и подготовке необходимых документов для получения визы.
• Консульские и визовые сборы в валюте (рублях, евро, долларах США). Расходы, связанные с оплатой консульских, визовых сборов, в зависимости от требований страны назначения.
• Копии страниц заграничного паспорта с штампами о пересечении границ. Затраты на копирование первой страницы и страниц с отметками о въездах и выездах.

Учет этих дополнительных расходов в АО при заграничных командировках важен для полного понимания и покрытия всех издержек, связанных с этими специфическими видами служебных поездок.

Если сотрудник имеет двойное гражданство, позволяющее посещать другие страны без визы (например, РФ и страны ЕС), то к отчету прилагаются копии всех использованных в поездке загранпаспортов.

Подтверждающими документами по данным расходам могут служить соответствующие квитанции, чеки, подтверждения банков и других организаций о проведении необходимых дополнительных платежей.

Гражданин РФ, имеющий также гражданство другого государства, предоставляющее право на безвизовый въезд в ряд стран (например, страны ЕС), имеет право использовать его при поездках в эти страны. Однако в правоотношениях с Россией такой человек рассматривается исключительно как гражданин РФ, за исключением стран, с которыми заключены соглашения о двойном гражданстве. При этом иностранный паспорт должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Отметки пограничного контроля в паспорте необходимы для расчета суточных в командировке. Размер суточных в РФ и в зарубежных странах, как правило, отличается. На территории другого государства они насчитываются по местной ставке со дня пересечения границы въезда и до возвращения в Россию. Таким образом, наличие второго гражданства может быть выгодно работодателю, сокращая расходы на оформление виз.

Если сотрудник отправляется в страну, для въезда в которую не требуется заграничный паспорт РФ (как, например, Республика Беларусь, где отсутствует паспортный контроль на границе), дни прибытия и отъезда определяются на основе информации из билетов или других документов, подтверждающих даты прибытия в место назначения и возвращения на исходное место.

Справка об обмене валюты играет важную роль в подтверждении расходов во время зарубежных командировок. Этот документ необходим, если сотрудник получил аванс в рублях и обменял их на валюту страны, в которую он отправился. Прикрепление такой справки к отчету позволяет провести точный пересчет всех валютных расходов в рубли по курсу, указанному в справке об обмене. Отсутствие данной справки может потребовать использование курса Центрального банка Российской Федерации на день утверждения отчета для конвертации валютных затрат в рубли. Однако, использование курса Центрального банка может отличаться от реального курса обмена, что может повлиять на точность и правильность конвертации итоговых расходов в рубли.