Как оформляются расходы на оплату корпоративного такси?

Расходы на такси в налоговом учете — это важный, но не до конца раскрытый вопрос в рамках организации бухучета предприятий. Если мы говорим о большинстве компаний, то они учитывают траты на такси, которые были произведены в служебной поездке для проезда от вокзала до гостиницы и от отеля до местного офиса. Использование агрегаторов (например, Яндекс.Такси) для организации выездных поездок – это один из этапов в работе фирмы, который необходимо верно отразить в первичной и другой документации. Здесь мы подробно расскажем о том, как учесть расходы на оплату такси работнику в служебных целях и как компенсировать эти траты сотруднику.

Законодательные основания

Согласно статье 252 НК РФ для принятия расходов на корпоративное такси к учету необходимо документально подтвердить факт оплаты поездки. Если командировки в компании – явление редкое, то у бухгалтера могут возникнуть сомнения о том, может ли тот или иной документ подтвердить расходы сотрудника? Да и в целом, на какие поездки можно поставить гриф «в служебных целях»?

Министерство финансов России признает служебными расходы на проезд сотрудника в аэропорт или на вокзал для дальнейшего отбытия в служебную командировку. При этом поездка может быть совершена внутри России, а также в зарубежных странах. Главное – объяснить, что поездка была вызвана служебной необходимостью и производилась исключительно для выполнения или обеспечения выполнения своих служебных обязанностей. Например, предприятие, на которое направляется работник, может находиться за городом. В этом случае сотрудник (по договоренности с компанией) может воспользоваться услугами перевозчика для проезда от отеля.

Какими документами работник может подтвердить оплату такси?

Согласно разъяснениям ФНС России, все служебные поездки должны происходить через агрегатора такси, автомобили которого оборудованы контрольно-кассовой техникой. Если чек для бухгалтерии за поездку на такси будет отсутствовать, то налоговая сможет отказать в принятии такой траты для уменьшения налогооблагаемой базы по расходам на прибыль.

Постановлением Правительства РФ №359 допускает возможность отчетности при оплате услуг перевозчика банковской картой, но без выдачи контрольно-кассового чека. В этом случае расходы можно отразить на бланке строгой отчетности, который приравнивается к кассовому чеку. Положение устанавливает порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков. Главное, чтобы форма содержала необходимые реквизиты.

Важно учитывать, что перевозка пассажиров и багажа легковым такси происходит в рамках договора фрахтования. Он заключается между пассажиром-фрахтователем и таксистом. Основное условие – выполнение заказа. После его выполнения клиент получает чек или бланк строгой отчетности (БСО), форма которого содержит:

• Название, серию и номер.
• Название агрегатора такси или ИП. Указываются также адрес, номер телефона и ИНН.
• Число, месяц, год совершения поездки.
• Цена поездки. Указывается цифрами и прописью.
• Личные данные и подпись лица, который принимает расчеты.

Серия и номер должны быть напечатаны типографским способом, то есть выделяться на фоне других подписей. Если при расчете цены поездки был использован таксометр, то в платежном документе необходимо отразить его показания.

Важно учитывать, что действующее законодательство подразумевает несколько типов документов для подтверждения расходов налогоплательщика на услуги такси командированного сотрудника. Подробнее о них мы расскажем ниже.

Согласно разъяснениям ФНС России электронная квитанция, направленная перевозчиком по электронной почте, не всегда может подтвердить расходы на услуги такси. Если на квитанции отсутствует электронная подпись (ЭЦП) уполномоченного лица, номер и серия документа, то налоговая инспекция не сможет учесть такие расходы.

Таким образом, компания может принять траты на поездки сотрудников к вычету в составе других расходов, если по завершении поездки сотрудник получит на руки чек или БСО, составленный по форме или электронную квитанцию, содержащую ЭЦП, номер и серию. Если любой из документов не содержит хотя бы одного обязательного пункта, то он не сможет подтвердить расходы компании.

Обоснование расходов на такси

Расходы на проезд должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, то есть иметь экономическое обоснование и подтверждаться документально. Рассмотрим, какие случаи проезда на такси могут считаться обоснованными.

Расходы на проезд в такси командированного работника

Работник компании имеет право воспользоваться услугами официальных перевозчиков для того, чтобы доехать до вокзала, аэропорта, места проживания в другом городе или населенном пункте проживания. Главное, чтобы эти поездки происходили во время или для выполнения задания. Важно учитывать, что Налоговый кодекс не уточняет тип транспорта, которым может воспользоваться работник.

Экономическое обоснование можно подтвердить служебной запиской от сотрудника. В документе он должен пояснить выбор такси для передвижения. Причиной может быть нестандартный график работы, из-за которого поездки на общественном транспорте невозможны или удаленность предприятия от остановок. Если сотруднику будет сложно обосновать цель поездки, то такси лучше не использовать.

Проезд на такси до места работы и назад

Один из самых спорных вопросов – можно ли учитывать поездки от места работы до отеля и наоборот? Бухгалтерия не всегда стремиться принимать такие траты к бухучету, так как налоговая инспекция тщательно проверяет такие ситуации. В 2015 году Министерство финансов РФ разъяснило, что такие траты можно приравнять к расходам для уменьшения налоговой базы, если присутствует один из двух факторов:

• Необходимость в такси возникла из-за плохого расположения места работы, сложным графиком работы или трудностями с проездом на автобусе из-за необходимости брать с собой тяжелое оборудование. Это основания необходимо указать в приказе директора.
• Поездки на такси для служебных целей прописаны в трудовом договоре с работником или в служебном договоре.

Важно, чтобы эти расходы также были подтверждены документально.

Использование частных перевозчиков в служебных целях

Нередки ситуации, когда такси необходимо для поездки внутри города своего проживания. Это может быть связано с разными целями. Иногда требуется вывезти оборудование, которое невозможно перевезти на автобусе. Учитываются ли такие расходы для целей налогообложения? Да, если поездка вызвана служебной необходимостью. Это подтвердит наличие кассового чека и служебной записки с пояснением.

Бывает так, что поездки на такси требуется работнику или группе сотрудников довольно часто. Эту необходимость нужно прописать в трудовом договоре. Соответствующий пункт должен содержать указание на разъездной характер труда. Тогда указанные расходы можно учитывать для уменьшения налоговой базы.

Крупные предприятия или корпорации часто заключают договор с агрегаторами такси. В этом случае перевод денег за поездки осуществляются через банковский счет на основании счета-фактуры. Порядок расчета содержится в условиях договора. Подтвердить расходы можно на основании выписки из банка, где содержится история транзакций. Также служба такси может предоставить «первичку».

Представительские расходы – как учитывать?

В обязанности некоторых сотрудников входят регулярные поездки на конференции, переговоры или различные приемы. Все траты в рамках таких поездок называются представительскими. Это касается и оплаты услуг такси. Статья 264 НК РФ указывает, что расходы на проезд до локации проведения мероприятия и обратно читаются представительскими. Однако, чтобы налоговая инспекция приняла эти расходы к вычету, нужно:

• Издать приказ руководителя о проведении события.
• Составить смету.
• Составить отчет о подтверждении мероприятия.

Как правильно оформить расходы на такси в бухгалтерии?

Расходы на такси отражаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности. Бухгалтер должен отразить в проводках представительские расходы на такси, пользование услугой во время командировки, а также компенсацию трат работнику. Если у компании и агрегатора заключен договор, то отражаются расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.