8 800 551 6004
Проезд до места работы в другом населенном пункте может осуществляться при помощи любого вида транспорта, включая рейсовые автобусы. Такой вариант наиболее предпочтителен, если командировка осуществляется в рамках одного региона или в соседний крупный город. Немногие сотрудники знают, как правильно предоставлять билет на автобус для отчетности. В этой статье мы закроем этот пробел для работников и бухгалтерии. Так же можно воспользоваться услугами корпоративного такси.
Что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ сотрудники имеют право получить компенсацию за покупку билета на автобус в командировке. В этих целях могут быть учтены расходы за:
- Проезд до места осуществления работы – офиса, завода – и назад к отелю.
- Проезд на автобусе в другой город.
- Проезд до аэропорта или вокзала, если они за чертой города.
Таким образом, нормативно-правовые акты не вводят ограничения на использование автобусов различной дальности следования для проезда. Движение может происходить в рамках города и за его пределами. Однако важно учитывать, что отчитаться за городской автобус можно, если соответствующий пункт указан в правилах компании или в договоре. Если это условие не выполняется, то городской транспорт оплачивает сам командированный.
Какие документы подтверждают проезд на автобусе
Для учета расходов сотрудник может предоставить в бухгалтерию несколько документов.
Дорожный билет
Подтверждает совершенность поездки. При этом для учета подходит любой из типов проездного. Разные виды билетов имеют определенные реквизиты. К учету могут понадобиться данные о наименовании билета, его серия и номер. Также нужно знать наименование компании, номер маршрута и стоимость. Если проездной содержит необходимые реквизиты, но не содержит ФИО, то билет пригоден к учету.
Бухгалтер может отказать к учету билета, если он куплен в городе, который расположен за пределами командировочного маршрута.
Для того, чтобы не сомневаться в подлинности билета, его нужно покупать в кассе автовокзала или у водителя/контролера. Подходит для учета документ в электронном виде или на бумажном носителе.
Кассовый чек
Второй документ, который может быть принят к отчету. Однако важно, чтобы чек содержал QR-код для проверки наличия проездного, а также данных о продавце, маршруте, цене билета и времени совершения поездки.
Если на руках имеется чек, а сам билет был предоставлен в электронном виде, то необходимо через специальное приложение скачать билет и распечатать его. Билеты, купленные через агрегатор, могут автоматически поступать в бухгалтерию.
Что делать, если потерялся билет на автобус
Если отсутствует проездной документ, то это чаще всего случается по причине потери или сильной порчи. Тогда работник может получить дубликат в кассе, где приобретался оригинал. Однако для этого важно иметь кассовый чек, который подтвердит расходы. Копия должна быть на специальном бланке, заверенном подписью и печатью должностного лица. Справка, которая написана в свободной форме, недействительна.
Если отсутствует кассовый чек, то его копию запрашивают у продавца или в банковской организации. В течение 24 часов с точного времени покупки копию чека можно оформить у продавца. Если прошло несколько суток, то необходимо обращаться в банк. Билет, купленный с использованием наличных, восстановить нельзя.
Как учесть расходы на автобус
Учет транспортных расходов на автобус происходит после прибытия работника домой. При подаче отчетности в бухгалтерию нужно сдать билет. Бухгалтерия его примет и перечислит деньги на зарплатную карту или выдать наличными. Удобнее всего вести учет транспортных расходов, есть настроить интеграцию с 1С.