Командировка на служебном автомобиле

Оглавление

• Порядок оформления служебной поездки
• Как подтвердить расходы на транспорт?
• Что делать в случае поломки или дтп?
• Сбор отчетных документов
• Особенности учета расходов в командировке на служебном автомобиле

При организации деловой поездки и последующем по возвращении оформлении отчетных документов важно знать требования законодательства, применительно к правилам подтверждения расходов, составу необходимых бумаг, другим условиям. В предлагаемом обзоре рассматривается, как оформить командировку на служебном автомобиле, чтобы при последующей сдаче отчета и компенсации средств, израсходованных в ходе выполнения задания руководства, не возникло проблем.

Порядок оформления служебной поездки

Любое производственное задание, в том числе командировку сотрудника, необходимо должным образом оформить. То, что для поездки задействован транспорт организации, не отменяет этого условия.

Потребуется выполнить следующие шаги:

• решить, какой сотрудник будет выполнять работу в другом городе; важно учесть, что персонал некоторых социальных категорий можно командировать исключительно на основании их согласия, предоставленного в письменном виде;
• руководитель предприятия подписывает приказ, который регламентирует проведение этой командировки;
• сотруднику выдается авансовая сумма, исходя из количества суточных и для проживания в другом городе.

Этот порядок важно соблюдать, как при деловом путешествии при иных обстоятельствах.

Как подтвердить расходы на транспорт?

Расходы, которые понес сотрудник при поездке в другой город транспортом предприятия, можно подтвердить, на основании следующей документации:

• путевого листа – необходимость этого документа жестко регламентируется законодательством РФ; при отсутствии этого подтверждения невозможно доказать, что машина используется по производственной необходимости, водитель исполняет служебное поручение, а не действует в личных целях; при остановке транспорта представителем ГИБДД необходимо предъявить путевой лист; если этот документ отсутствует, в соответствии с положениями ст. 12.3 КоАП РФ, водителю грозит назначение штрафа в сумме 500 руб.; также возможны проблемы при проверке предприятия налоговой службой, ввиду безосновательности списания транспортных расходов; путевой лист может проверить трудовая инспекция, чтобы убедиться в соблюдении распорядка дня водителей, не исключается необходимость его предъявления инспекторам Ространснадзора; российское законодательство не унифицирует форму путевого листа, который можно разработать индивидуально для предприятия на основании обязательных граф, установленных приказом Минтранса РФ № 368 от 11.09.20г.;
• маршрутного листа – используют, если это предусмотрено правилами соответствующей компании; по этому документу нельзя подтвердить расходы на покупку топлива, но можно использовать в качестве подтверждения суточных, для обоснования делового характера поездки; содержание документа руководство предприятия вправе разрабатывать самостоятельно;
• чеков на ГСМ – выдают при покупке бензина или дизельного топлива на заправочных станциях; если организация оформила на водителя топливную карту, условия расхода топлива служебного автомобиля можно определить по услугам сервиса;
• счетов, квитанций, прочих расчетных документов, полученных водителем в пути при устранении неисправностей, операций по техническому обслуживанию и ремонту.

Важно учесть, что при подобной организации делового путешествия командировочному не нужно подтверждать транспортные расходы, поскольку эту позицию берет не себя предприятие.

Что делать в случае поломки или ДТП?

Неожиданная поломка машины, авария или иное чрезвычайное происшествие может сорвать либо незапланированно продлить срок служебной отлучки. При подобном событии сотруднику необходимо экстренно связаться с собственным руководителем, уведомив о случившемся.

Как поступить дальше, будет ясно, исходя из инструкций, выданных начальником, серьезности текущего положения.

Дорожные происшествия, произошедшие с транспортом предприятий, расследуют в порядке, аналогичном ДТП с участием автомобилей, принадлежащих частным собственникам. Если водителя признают виновным в аварии, возмещать ущерб должен владелец – юридическое лицо. Впоследствии руководство предприятия может взыскать соответствующую компенсацию со своего сотрудника в качестве регресса от выплаты пострадавшим.

В случае нанесения травмы командировочному работнику, последний вправе оформить лист нетрудоспособности на общих основаниях. Дополнительно ему должны возместить суточные на все время действия больничного листа. Этот случай входит в число страховых как несчастный на производстве, подлежит учету и расследованию, с начислением компенсационных выплат пострадавшему.

При возникновении неисправности транспорта, направленный в командировку сотрудник вместе с водителем может оплатить ремонт, чтобы продолжить исполнение производственного задания. По возвращении на предприятии должны возместить эти расходы, в случае предоставления соответствующей подтверждающей документации.

Если по этой причине путешествие пришлось продлить больше, чем рассчитывалось изначально, на этот срок организация должна начислять суточные, оплачивать жилье персоналу в другом городе.

Сбор отчетных документов

После окончания командировки на служебном автомобиле, не позже трех дней от сотрудника требуется сдача авансового отчета. Фактическая продолжительность отлучки указывается в служебной записке, написанной на имя непосредственного руководителя или работодателя.

Если в пути пришлось задержаться, отмечают эти обстоятельства, объясняя причину задержки, приложив документы, подтверждающие внеплановые расходы.

Авансовый отчет сопровождают следующей документацией:

• путевым листом – это документ нужно предоставить в обязательном порядке;
• чеком о покупке ГСМ или выпиской с сервиса топливной карты;
• квитанцией из сервисного центра, если пришлось в дороге ремонтировать машину;
• документальным подтверждением оплаты гостиницы или иного жилья;
• прочими бумагами, предусмотренными действующим законодательством.

Бухгалтерия рассчитывает расходы по такой командировке в обычном порядке, на основании сданных командировочным отчетных бумаг, с итоговой выплатой компенсации расходов при поездке с использованием служебного автомобиля.

Особенности учета расходов в командировке на служебном автомобиле

Особенности командирования при отправке служебным транспортом состоят в условиях расчета продолжительности, составе подтверждающей документации. В тексте приказа рекомендуется указать, что для поездки задействуется машина предприятия. В этом случае не потребуется оформление дополнительных документов о том, чтобы выделить машину для соответствующей надобности.

Еще одно условие оформления командировки на служебном автомобиле – подготовка сотрудником служебной записки, в которой указывается цель отлучки, использование для этого транспорта предприятия, другая необходимая информация. В этом документе работником кадровой службы или руководителем компании, куда направили командировочного, делает отметки с датой прибытия на место и убытия, что служит подтверждением соответствующего количества суточных.

Эта служебная записка может стать полноценной заменой командировочному удостоверению, необходимость оформления которого теперь отсутствует. Документ составляют в произвольной форме, с соблюдением общих принципов деловой переписки.

Еще один нюанс – необходимость соблюдения правил трудового распорядка при расчете рабочего времени водителя. Если запланирована дальняя поездка, зачастую удобнее отказаться от использования авто предприятия, чтобы не допускать переработку персонала.

Соблюдение режима труда и отдыха водителя грузового транспорта или автобусов удостоверяют показания тахографа, обязательность наличия которого на машинах этих категорий регламентирована нормами законодательства. Средство для контроля этих условий для легковых авто – путевой лист. В этом документе водитель отмечает длительность и количество остановок, указывает данные одометра.

Путевой лист может оформляться на один рабочий день, если водитель после доставки командировочного, возвращается обратно. При выделении транспорта на весь срок путешествия соответствующим образом выдается и этот документ.

Важно учитывать, что выделение собственного транспорта компании для служебных отлучек персонала сопряжено с повышенными рисками для предприятия. В этих условиях нередко нарушаются правила трудового распорядка водителей, что грозит компании штрафами от проверяющих инстанций. Поэтому важно тщательно оформлять документы при подобных поездках, чтобы исключить претензии к руководству со стороны государственных контролирующих органов относительно списания расходов компании на служебный автомобиль.