Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

В связи с производственной необходимостью, нередко приходится командировать сотрудников в другие города, и иногда и за границу для прямых переговоров с деловыми партнерами, подписания важных документов, решения иных задач. При любой поездке неизбежно возникают расходы. Это распространяется и на путешествия, вызванные служебными целями. Работнику важно представлять, какие командировочные расходы подлежат возмещению предприятием, чтобы, исходя из этого условия, планировать собственные действия при организации питания, проживания, исполнения производственных заданий.

В предлагаемом обзоре представлен обзор этой темы, с учетом норм действующего российского законодательства.

Определение понятия «Командировка»

Прежде всего, важно представлять, что такое служебная командировка, чтобы оперировать нормативно установленными понятиями. Так называют деловую поездку, когда сотрудника направляют в течение установленного срока в иную местность на основании распоряжения руководителя предприятия, чтобы выполнить определенное профессиональное задание.

Командировать вправе исключительно работников, которые официально оформлены на работу, с заключением трудового договора с работодателем. А если сотрудника связывают с компанией другие рабочие отношения, речь о служебной командировке не идет. А производственные задачи для организации деловой поездки решаются иными способами.

В соответствии с нормами законодательства, сотрудник, официально состоящий в штате предприятия, не вправе отказаться от исполнения этого задания, за что в его отношении могут применить меры дисциплинарного взыскания.

Исключения из этого условия – персонал некоторых категорий, которых работодатель не может вынудить к командировке. Это распространяется на женщин, вынашивающих ребенка, воспитывающих малолетних детей, несовершеннолетних работников и лиц других групп.

Также важно учитывать, что если должностные обязанности сотрудника предполагают постоянные разъезды, эти поездки не относят к служебным командировкам. Это соблюдается в отношении коммивояжеров, курьеров, представителей других специальностей. В этом случае порядок оплаты труда и возмещения расходов регламентируют прочие нормативы.

Виды расходов, связанных с командировкой

Основные виды расходов в служебной командировке, которые несет командированный сотрудник, состоят из следующих позиций:

• суточных – деньги, выделяемые на основные потребности (питание и пр.);
• по оплате проживания – для снятия квартиры, гостиничного номера или другого способа организации пребывания в другом городе;
• проезд, с провозом личных вещей в багаже – чтобы оплатить стоимость транспорта для прибытия на место и возвращения обратно.

Если сотрудника командируют за границу, предусмотрены дополнительные расходные статьи. Речь идет о следующих позициях, на которые расходуются деньги:

• оформлении заграничного паспорта или других документов, предоставляющих право на пребывание в другой стране;
• обязательных консульских или аэродромных сборах;
• комиссионных отчислениях при валютных операциях;
• обязательном медицинском страховании.

Дополнительно может возникнуть необходимость платы за связь с работодателем. Но необходимость этой опции руководство предприятия определяет, исходя из конкретных условий.

Возможность возмещения дополнительных расходов относят к сфере компетенции руководства соответствующего предприятия, что утверждается приказом и другими регламентирующими документами, подписанными работодателем.

Какие расходы подлежат возмещению?

В состав расходов, возмещаемых при служебных командировках, входят следующие позиции:

• на проезд – работнику обязаны возместить средства, потраченные на оплату транспорта общего назначения, который использован, чтобы добраться на место и вернуться назад; также к этой позиции относится плата за оформление проездной документации, выдачу постельного белья, прочие траты, предусмотренные условиями определенных видов транспортных средств;
• на проживание – работодатель должен за свой счет оплатить сумму, потраченную на оплату жилья в месте исполнения обязанностей командированным работником;
• суточные – сюда включают дополнительные траты, без которых сотрудник не может обойтись на время поездки; в данном случае дни не делят на рабочие и выходные, а оплата ведется по календарю, на все время служебного путешествия.

Также в сумму возмещения входят прочие статьи, обязательные для выполнения задания – получение разрешительной документации на пребывание в другой стране, выдача визы, почтовые отправления, связь и другие действия.

Важно учитывать, что пока сотрудник не вернется из командировки, его не вправе уволить. А на время поездки, помимо выплат по командировочным нуждам, продолжается начисление средней заработной платы, в соответствии с условиями тарификации по конкретной должности.

Возможность компенсации некоторых трат предварительно нужно согласовать с работодателем. Отдельные позиции по расходам могут возместить лишь при условии, что это предусмотрено внутренней регламентирующей документацией на предприятии.

Какие расходы не подлежат возмещению?

Представленные позиции, включающие основные статьи затрат при служебных поездках, исчерпывают список возмещаемых расходов. Все остальные траты, которые не подпадают под перечисленные категории в составе суточных, оплаты проживания, проездных, дополнительных отчислений, без которых нельзя обойтись, не подлежат компенсации со стороны работодателя.

К примеру, если сотрудник проехал на такси вместо использования автобуса или другого общественного транспорта, пообедал в ресторане, превысив лимит суточных, или сходил в кино, чтобы заполнить досуг, эти деньги предприятие командированному специалисту возмещать не обязано. Но работодатель может компенсировать эти позиции по собственной инициативе, поскольку законодательство РФ этого не запрещает.

Порядок возмещения расходов

Чтобы деньги, потраченные в поездке, работнику возместили, важно соблюдать установленный законом порядок действий при подготовке к командировке, во время пребывания в другой местности по служебной необходимости и после возвращения.

Когда определено, что сотрудника нужно командировать, руководитель предприятия издает соответствующий приказ, который оформляют на фирменном бланке организации. При этом нужно указать следующие условия:

• персональные данные работника, включая занимаемую должность, структурное подразделение, где он работает, табельный номер, ФИО полностью;
• цели поездки – какое задание предстоит выполнить;
• дату отъезда и запланированную продолжительность отлучки.

Как и при оформлении любого другого приказа, назначают ответственного за исполнение данного распоряжения. Документ подписывает руководитель предприятия. С приказом знакомят командируемого сотрудника под роспись.

Затем работнику начисляют авансовую сумму, которую могут перевести на банковскую карту или выдать наличными.

После возвращения командировочного, последний обязан отчитаться о поездке, составив авансовый отчет. В этом документе, оформляемом на бланке, утвержденном на предприятии, предусмотрено указание следующих сведений:

• суммы, выданной сотруднику в качестве аванса перед командировкой;
• фактических расходов по дням, с общим подведенным итогом;
• значения остатка или перерасхода суммы.

Этот документ работник подписывает, сдает в бухгалтерию предприятия.

На основании данных по авансовому отчету производят перерасчет суммы, с возмещением понесенных сотрудником расходов.

Все траты, указанные в отчетной документации, необходимо подтвердить документально. Для этого командировочному сотруднику необходимо приложить к отчету проездные документы (билеты), квитанции и чеки, прочие подтверждения.

В соответствии с нормами действующего законодательства, возмещение расходов производится в следующем порядке:

• оплату жилья сотруднику возвращают полностью, если это подтверждено соответствующей документацией;
• проезд также компенсируют в полном размере, если предоставлены билеты, а условия путешествия соответствуют нормам; стандартные характеристики предполагают при поездке поездом оплату купе, авиационным транспортом – эконом-класс, морское судно – пятый класс каюты, речной – второй; если командировочный сотрудник путешествует автобусом, принимают в расчет транспорт общего вида.

Если продолжительность командировки составляет не более суток, начисление суточных выплат не производится. Но работодатель может предусмотреть выплату по этой позиции по собственной инициативе, в том числе на основании коллективного договора.

При заграничной командировке на срок меньше суток возмещают половинную норму суточных.

Даты поездки сотрудник подтверждает сданными вместе с авансовым отчетом проездными документами. Если билеты предъявить не представляется возможным, для этой цели можно использовать квитанции об оплате жилья.

Российское законодательство не регламентирует продолжительность периода, до истечения которого работодатель обязан компенсировать командированному работнику траты в ходе поездки. Это условие руководитель предприятия должен утвердить во внутренних нормативных документах, действующих в рамках определенной компании. Это может быть «Положение о командировках» или норматив с иным названием.

Некоторые особенности оформления отчета о командировке важно учитывать, если поездка осуществляется на личном автомобиле. В этом случае сотрудник не может подтвердить даты пребывания на выезде билетами общественного транспорта. Поэтому даты отражаются в служебной записке, составленной на имя непосредственного руководителя. К этому документу прикладывают документальные подтверждения пребывания в другой местности, накладные расходы. Размеры понесенных в пути трат, даты пребывания в поездке, можно удостоверить следующей документацией:

• путевым или маршрутным листом;
• счетами;
• квитанциями;
• кассовыми чеками;
• подтверждениями съема жилья и пр.

Условия компенсации сумм, потраченных на обслуживание собственного автомобиля в командировке, определяет ст. 188 ТК РФ. В соответствии с этим документом, работодатель вправе определять размер возмещения по своему усмотрению, закрепив это соответствующим внутренним нормативным актом.

Размеры возмещения расходов

Законодательство, на основании Правительственного постановления, предусматривает следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках:

• на проживание – в соответствии с величиной фактически растраченной и документально подтвержденной суммы (в пределах 550 руб. за сутки); если документы об оплате жилья работником не предоставлены, начисляют всего 12 руб.;
• по проезду – учитывают размер компенсации по факту, исходя из поданных сотрудником проездных билетов на соответствующий транспорт, при условии, что совпадают даты, вид транспортного средства, прочие атрибуты; если сотрудник не сдал проездную документацию, возмещают цену плацкартного билета при поездке на поезде, стоимость каюты десятого класса на морском лайнере, третьего – при путешествии речным транспортом, минимальную сумму по оплате автобуса;
• стандартное минимальное значение для суточных составляет 100 руб. в день.

Перечисленные суммы могут быть увеличены, если это предусмотрено внутренними нормативами предприятия. Но указанные нормы обязательны к соблюдению в государственных организациях.

Также при проведении бухгалтерского учета на предприятии, важно представлять условия налогообложения для выплат. По суточным начислениям для субъектов с различными системами налогообложения это указано в таблице:

Разновидность налогового отчисления	Для заграничной командировки	При внутренних поездках по РФ
На прибыль	Не нормирована. Налоговая база сокращается на величину, определенную внутренними регламентирующими документами организации	На тех же условиях, что и при заграничной поездке
НДФЛ	Предусмотрены выплаты за сумму, превышающую суточные за день в 2 500 руб.	Не облагаемый налогом лимит в сутки составляет 700 руб.
При «упрощенке» (по доходам)	Не учитывают, при любом значении суммы
«Упрощенка» по системе «доходы за вычетом расходов»	Учитывают, в соответствии с лимитом, установленным внутренними нормативами
ЕСХН	Не предусмотрено, в пределах ограничения, определенного приказом руководителя предприятия
При работе по патенту	Не учитывают, при любом размере суммы
Отчисления по обязательным страховым взносам	Не облагаемый минимум за сутки – 2 500 руб.	Не облагают, если сумма не превышает 700 руб. в день
По травматизму	Не учитывают, согласно внутренним нормативам предприятия

При начислении суточных, руководитель компании может своим приказом установить отнесение расходов за однодневную поездку на другие статьи по производству или реализации продукции.

Уплата налогов по командировочным отчислениям производится лишь в ситуациях, если служебная поездка вызвана производственной необходимостью. При определении размеров налоговых выплат на прибыль запрещено отражать суммы, размер которых не подтверждается документально.

Руководству предприятия важно учитывать, что в соответствии с нормами законодательства, отказ от компенсации командировочных расходов сотрудникам, грозит привлечением к ответственности. Характер наказания зависит от нарушения. К примеру, если деньги выплачены не в полном объеме, компенсация не произведена или выполнена с нарушением сроков, применяют статью 145.1 УК РФ. Это может повлечь назначение штрафа, принудительных работ, вплоть до ограничения свободы, с последующим запретом назначения на руководящие должности в течение определенного периода.

Также возможны следующие меры привлечения к ответственности:

• назначение штрафа в рамках действующего КоАП РФ;
• вынесение предупреждения;
• снятие с должностей виновных лиц;
• выплата дополнительного возмещения сотруднику;
• индексирование сумм, которые недополучил работник;
• назначение выплаты в рамках компенсации морального ущерба;
• прокурорская проверка предприятия;
• оценка соблюдения законов работодателем с участием Федеральной трудовой инспекции.

Состав мер по наказанию нарушителей зависит от размеров не выплаченной компенсации, сроков задержки выплат, прочих условий.

Если же сотрудник не оформит вовремя авансовый отчет, не предоставит необходимые подтверждающие документы или допустит траты, не входящие в число обязательных расходов, работодатель может без риска наказания отказаться от возврата командировочных сумм.

Особенности оплаты и учета расходов при загранкомандировках

При заграничных поездках важно учитывать некоторые особенности компенсации затрат работником, направленным в командировку. При выезде за границу суточные начисляют по нормам для загранпоездки, включая дату, когда сотрудник пересекает границу. При обратном въезде, день прохождения таможенного контроля оценивается по внутренним российским расценкам.

Оплата может производиться рублями РФ или иностранной валютой, на усмотрение руководства предприятия.

Эти условия проще рассмотреть на конкретном примере. Сотрудник Васильев В.В., командированный в Анкару, совершил вылет 1 марта, а прилетел обратно 5 числа того же месяца. В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 812, подписанного в декабре 2005 года, сумма по суточным для загранпоездок составляет 65 долларов США ежедневно. Выплаты производятся рублями, согласно текущему курсу Центробанка РФ.

Для внутренних поездок по России приказом руководителя предприятия назначены суточные в размере 900 руб.

Деньги сотруднику начислены авансом, 26 февраля. На этот день курс рубля к доллару составил 74,7087 руб.

Исходя из приведенных правил, за начальные четыре дня с 1 по 4 марта необходимо начислить 65 долларов × 4 дня = 260 долларов. При переводе в рубли выйдет 19 424,26₽. За последний день командировки работнику причитается сумма суточных, в соответствии с внутренними расценками, утвержденными приказом руководителя предприятия – 900 руб.

Следовательно, уплачено в рамках командировочных расходов по суточным – 20 324,26 руб.

Если сотруднику компенсируют деньги по загранкомандировке, с этих средств предусмотрена выплата подоходного налога и взносов по системе социального страхования, если размер начисления превысит 2 500 руб. в сутки. Выплата по травматизму не производится.

При пересчете валютной суммы, оперируют справкой, выданной обменным пунктом при совершении этой операции, либо банковской выпиской. Если эта документация отсутствует, можно взять официальные данные курса Центробанка РФ на день совершения обмена. При превышении полученного аванса, сумму по излишку указывают по курсу на момент составления отчета.

Если авансовые отчисления работнику по командировке за границу произвели в иностранной валюте, в отчете нужно отражать значение в той же единице измерения. При рублевых выплатах аванса, не нужно заполнять строки под номерами 1а, 6 и 8 в унифицированном бланке авансового отчета. За покупки в валюте отчитываются, указывая расходы в рублях, в соответствии с курсом для налоговых выплат.

Документацию, подтверждающую плату и составленную на языке иностранного государства, работнику нужно перевести на русский. Этот перевод делает непосредственно командировочный сотрудник.

Знание условий начисления возмещаемых расходов по командировке поможет отстоять собственные права, если в поездке пришлось серьезно потратиться на проживание, питание, прочие нужды. Знание законодательства тем более актуально, что никто не застрахован от вынужденного служебного путешествия, ввиду обязательности исполнения этого приказа руководства, если сотрудник не входит в число представителей льготных категорий, которых могут направить в другую местность исключительно при их согласии.