Что такое командировочный учет?

Деятельность многих предприятий и компаний выходит за рамки одного офиса, города или даже страны. Для многих специалистов поездки в другие регионы и заграницу становятся обыденностью, без которой невозможно представить полноценный рабочий процесс. Такие командировки часто необходимы для участия в деловых встречах, обмена опытом с коллегами, заключения важных сделок или выполнения других служебных задач.

Когда руководство компании принимает решение отправить работника в командировку, это порождает множество вопросов. Один из главных — как правильно учесть все расходы по командировке и какие льготы, а также выплаты положены командируемому сотруднику. Должен ли сотрудник получать компенсацию за расходы, возникшие во время простоя в командировке, например, при задержке рейса или отмене встречи? Это важная деталь, которую нужно учитывать при оформлении командировочных.

Если предстоит направление работника в командировку, нужно быстро и без ошибок рассчитать размеры командировочных и другие связанные выплаты, существуют специальные калькуляторы. Они позволяют оптимизировать учет и делают процесс более прозрачным, понятным для обеих сторон: для сотрудника и бухгалтерии. В этой статье мы погрузимся в мир командировочного учета, разберем его ключевые аспекты, расскажем, что входит в командировочные расходы.

Что является командировкой для работника

Суть этого понятия заключается во временном направлении работника предприятия или организации в другой населенный пункт, город, страну, для выполнения конкретных служебных задач. Данный процесс должен осуществляться исключительно по распоряжению руководства компании. Суть этого понятия заключается не только в самой поездке. Важным аспектом является то, что за время отсутствия работника на его основном рабочем месте, для него сохраняется как рабочее место, так и средняя заработная плата. При этом, все финансовые расходы, связанные с командировкой, ложатся на плечи работодателя.

Чтобы лучше понять, в каких случаях поездка работника может считаться служебной командировкой, выделим ряд ключевых условий:

• Субъект командировки. Только сотрудник, который подписал трудовой договор с компанией, имеет право быть командированным.
• Место выполнения поручения. Сотрудник отправляется в другой город или населенный пункт, который не совпадает с его обычным местом работы.
• Основание для деловой поездки. Она должна осуществляться исключительно по распоряжению руководителя для выполнения служебных задач.
• Временные рамки. Каждая командировка имеет строго определенные временные рамки.
• Выполняемая работа. Сотрудник организации во время командировки не должен выполнять свои обычные рабочие обязанности в пути, его деятельность не должна иметь разъездного характера.

Поездки между филиалами компании или из филиала в головное предприятие (и наоборот) также могут квалифицироваться как служебные командировки, если данные структурные подразделения расположены в различных населенных пунктах.

Служебная командировка – это не просто поездка рабочего на другое место. Это целый комплекс условий, обеспечивающих выполнение рабочих задач вне основного места работы с определенными льготами и гарантиями для сотрудника.

Что такое командировочный учет?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно знать, как оформляется командировка. Командировочный учет — это система документирования и контроля расходов, связанных с отправкой в служебную командировку. Он представляет отдельный вид затрат учреждения и важен для обеспечения законности и правильности компенсации расходов работникам.

Чтобы понять, как рассчитать командировочные расходы, нужно знать, что включает это понятие:

• Стоимость проезда в обе стороны.
• Расходы на проживание (за исключением случаев, когда работодателем предоставляется бесплатное жилье).
• Ежедневные суточные для покрытия дополнительных расходов, таких как питание (не требует предоставления отчета).
• Прочие расходы, утвержденные работодателем (например, деловые ужины или представительские расходы).

Все эти расходы уменьшают налог на прибыль компании и должны быть правильно отражены в бухгалтерском учете для соответствия требованиям налогового кодекса.

Командировочный учет помогает организациям корректно и эффективно учитывать и контролировать расходы, связанные с командировками, обеспечивая законность и справедливость возмещения работникам.

Как происходит возмещение командировочных расходов и в каком порядке

Положения находятся в ст. 168 Трудового кодекса РФ. В государственных учреждениях на федеральном уровне регулирование осуществляется документами Правительства РФ, а на уровне регионов — решениями местных органов власти.

Особенности выплаты командировочных

Каждое предприятие может столкнуться с особенностями начисления командировочных, которые зависят от конкретной ситуации и условий труда сотрудника. Рассмотрим некоторые из них.

Доплата до уровня среднего оклада

Иногда сумма командировочных, начисленная сотруднику, оказывается меньше того, что он бы заработал, оставаясь на своем рабочем месте. В таких ситуациях руководство компании может поручить бухгалтерии произвести доплату до уровня фактической заработной платы сотрудника. Чаще всего компании предпочитают идти на этот шаг, чтобы не ухудшать материальное положение командированных сотрудников.

Работа в выходные дни во время командировки

Если командировка затягивается и включает в себя выходные дни, возникает вопрос об их оплате. Согласно законодательству в случае, если сотрудник в выходные не работал, дополнительная оплата не предусмотрена. Однако при выполнении рабочих обязанностей в выходные, сотруднику положена не менее чем двойная оплата. Также вариантом компенсации может быть предоставление дополнительного отгула за отработанный выходной.

Особенности расчета для совместителей

Сотрудники, которые первоначально работали на условиях совместительства и впоследствии были приняты в штат, имеют особенности в расчете средней заработной платы. В этой ситуации расчет идет исходя из заработка за предыдущий год, включая период совместительства, что может снизить сумму средней заработной платы.

Однако есть способы корректировки этой ситуации:

• Внести поправки в коллективный договор, устанавливая, что для расчета командировочных берется период с момента принятия на постоянную работу.
• Переход с совместительства на полную занятость в компании.

Как подтвердить расходы

Чтобы учет командировочных расходов был точным и прозрачным, следует правильно и своевременно оформить авансовый отчет. Сразу после возвращения из деловой поездки подготавливается отчет, к которому прилагаются все необходимые подтверждающие документы.

• Авиа- и железнодорожные перевозки. В этот раздел включаются затраты на приобретение билетов и дополнительные сборы. Основными документами, подтверждающими расходы, являются билет и посадочная ведомость или справка от перевозчика о совершенном путешествии.
• Такси. Чтобы учесть расходы на такси, важно сохранять чек после поездки.
• Каршеринг. При использовании каршеринга к чеку прикладывается договор или договоренность с соответствующей службой.
• Личный или служебный автомобиль. Если для командировки нужен личный или служебный автомобиль, то заполняется путевой лист. Важно сохранять чеки от заправок и парковок.
• Проживание. При размещении в гостинице к отчету прилагается счет-фактура и платежный документ. Определенные гостиничные услуги могут подлежать дополнительному налогообложению: услуги ресторанов и баров, обслуживание прямо в номере, доступ к спа-центрам, бассейнам и другим досуговым местам. Если компания компенсирует эти дополнительные расходы, с них может начисляться налог на доходы физических лиц и страховые взносы.

Какие документы понадобятся чтобы оформить командировку?

Оформление – важный процесс, который требует тщательного подхода. Неправильное оформление может привести к проблемам с налоговыми органами, поэтому следует внимательно относиться к документам.

Приказ о направлении

Этот документ становится ключевым при оформлении поручения сотруднику отправиться в деловую поездку.

В нем присутствуют:

• информация о компании или организации;
• дата и номер данного документа;
• ФИО сотрудника;
• его должность, отдел, в котором он работает, и учетный номер;
• назначенное место и время командировки, а также ее основная цель.

Специалисты рекомендуют описывать цель командировки максимально подробно, избегая общих фраз.

Служебное задание

Этот документ детализирует задачи, которые сотрудник должен выполнить во время своей поездки.

Командировочное удостоверение

Хотя данный документ не является обязательным по законодательству, его оформление позволяет контролировать перемещение сотрудника в командировке. В удостоверении фиксируются посещенные места, даты и другие подробности. Это может быть особенно полезно, если сотрудник посещает множество разных объектов.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки сотрудник должен предоставить отчет о расходованных средствах. Хотя закон предполагает, что сотрудник может самостоятельно составить этот документ, эксперты советуют доверить его оформление бухгалтеру для предотвращения ошибок.

Дополнительные документы

В зависимости от конкретной организации и ее внутренней политики могут потребоваться и другие документы, такие как положение о командировках, служебные записки или отчеты о выполненных заданиях.

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение?

Оформление этого документа поможет решить сразу несколько проблем:

• Контроль за действиями сотрудника. Документ становится незаменимым, если во время командировки сотруднику предстоит посетить множество разных мест или объектов. Он действует как своего рода «дневник» поездки, где фиксируются все ключевые точки.
• Подписание и хранение. После оформления командировочное удостоверение подписывается руководителем компании и непосредственным руководителем сотрудника. Несмотря на то, что приказ о командировке обычно архивируется и хранится в течение 5 лет, само удостоверение передается сотруднику для сопровождения его в поездке.
• Фиксация важной информации. В удостоверении сотрудник фиксирует информацию о местах своего пребывания во время командировки, а именно: дату, подпись ответственного лица и печать организации. Эта информация может быть критически важной в случае необходимости подтвердить факт и продолжительность командировки.
• Вспомогательная роль в налоговой отчетности. Командировочное удостоверение может использоваться как дополнительный документ для подтверждения времени, проведенного в командировке, особенно если по каким-либо причинам отсутствуют другие подтверждающие документы, такие как билеты. Этот нюанс, указанный в п.2 ст.244 НК РК, рекомендуется учитывать в налоговой учетной политике предприятия, чтобы обеспечить полное соответствие требованиям законодательства.

Правильное и своевременное оформление всех документов, связанных с командировкой, обеспечивает не только юридическую защиту для компании и сотрудника, но и помогает оптимизировать рабочий процесс.

Что такое суточные в командировке?

Согласно указанной статье Трудового кодекса Российской Федерации, суточные выделются в целях компенсации дополнительных затрат сотрудника, когда он находится за пределами своего обычного места жительства. Эти средства начисляются за каждый день пребывания в командировке, включая выходные, праздничные дни и дни в пути.

Однако в действительности суточные начисляются, только если командировка занимает более одного дня, и сотрудник остается на ночь вне своего дома. Если место командировки позволяет каждый день возвращаться домой, в этом случае суточные не начисляются. Подобные выплаты могут потребовать учета в рамках налогообложения.

Расчет суточных

Расчет суточных производится с учетом всего времени командировки: от даты и времени отправления до даты и времени возвращения. Если сотрудник отправился в командировку в 22:00 в воскресенье и вернулся в 11:00 в субботу следующей недели, ему будут начислены суточные за все семь дней, несмотря на то что это выходные. Место отправления определяется как место расположения офиса компании или рабочего места сотрудника. Время, потраченное на дорогу к пункту отправления (например, до аэропорта), также учитывается при расчете.

Размер суточных

Может варьироваться в зависимости от компании, места командировки и других факторов. В России, если сумма суточных не превышает 700 рублей, НДФЛ с этой суммы не удерживается. Для заграничных командировок этот лимит составляет 2500 рублей. Если суточные превышают установленные лимиты, налог удерживается с превышающей части. Например, при размере суточных 1500 рублей в России, НДФЛ будет удержан с 800 рублей (1500 — 700). Та же сумма будет использована для расчета страховых взносов.

Отметим, что разные компании могут устанавливать разные ставки суточных в зависимости от города или страны командировки. Все условия и нормы обычно прописаны в внутренних документах компании.

Другие особенности

Рассмотрим другие особенности, связанные с этим вопросом:

• Когда выплачивают суточные. Выплата происходит до начала поездки в форме авансовых платежей, при этом сумма может быть переведена на банковскую карту или выдана наличными. Если работник потратит свои средства из-за недостаточности авансового платежа, компания должна возместить эти затраты по возвращении. Если сотрудник не потратил все полученные суточные, то возвращать остаток не требуется.
• Как оплачивают суточные за выходные и праздничные дни. Суточные выплачиваются за все дни командировки, включая выходные и праздничные дни. Размер суточных не меняется, даже если фактическая работа в эти дни не велась. Зарплата за фактическую работу в выходные дни может начисляться в двойном размере, но только при условии, что сотрудник действительно работал.
• Как рассчитывают суточные в командировках за границу. Суточные в командировках за границу обычно выплачиваются в валюте страны пребывания. При согласовании между сторонами, суточные могут быть выплачены в рублях по текущему обменному курсу.

Как правильно провести учет командировочных?

Далее рассмотрим, как считать командировочные дни для оплаты. Бухгалтерам регулярно приходится сталкиваться с расчетом командировочных. Чтобы облегчить эту задачу, представляем вам инструкцию, в которой освещены основные моменты и тонкости этого процесса.

Учет фактически отработанных дней в расчетном периоде:

• Расчетный период определен как 12 месяцев перед месяцем начала командировки или короче, если сотрудник работает менее года.
• Для определения командировочных принимаются во внимание исключительно рабочие дни, в отличие от определения отпуска.
• Не учитываются больничные, различные виды отпуска, командировочные дни и периоды простоя (согласно ст. 139 ТК РФ и документам Правительства РФ).

Расчет заработка за указанный период:

• В расчет среднедневного заработка включаются все начисления, кроме больничных, отпускных и других социальных выплат.
• При учете различных бонусов и премий рекомендуется обратиться к соответствующим пунктам регуляторных документов.
• В случае повышения оклада перед или во время командировки следует корректировать средний заработок.

Определение среднедневного заработка и итоговой суммы командировочных:

• Заработок за период делится на число фактически отработанных дней. Результат умножается на дни в командировке.
• Командировочные подлежат налогообложению НДФЛ.

Дополнительная информация:

• Если оплата командировочных меньше, чем реальная зарплата работника, возможно дополнительное возмещение до реального уровня зарплаты.
• Такое возмещение может быть учтено в налоговом учете, если это установлено соответствующими документами.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

Существует стандартный бланк для авансового отчета — форма № АО-1, утвержденная Госкомстатом. Многие предприятия и индивидуальные предприниматели придерживаются этой формы при оформлении. Однако каждая организация имеет право внести изменения в форму, сообразуясь с своими потребностями, и закрепить такой вариант в учетной политике компании.

При оформлении формы № АО-1 следует учитывать:

• Код ОКПО должен содержать ровно 8 знаков. Если вы не уверены в своем коде ОКПО, уточните его.
• В разделе «Отчет в сумме» указывается реально потраченная сотрудником сумма, даже если она не совпадает с предоставленным авансом.
• Если в организации нет структурных подразделений, данные о них можно опустить.
• В таблице разрешается добавить запись о том, что аванс был получен на банковскую карту, если это соответствует действительности.
• Цифра в колонке «Израсходовано» должна совпадать со значением в «Отчет в сумме», но может не совпадать с «Итого получено».
• Если авансовая сумма превышает фактические затраты, необходимо заполнить раздел «Остаток».
• Если фактические затраты больше выданного аванса, заполняется раздел «Перерасход».

Заполнение авансового отчета требует внимания к деталям и аккуратности. Обязательно сохраняйте все чеки и документы, подтверждающие расходы, чтобы иметь возможность подтвердить свои затраты при необходимости.