Оформление командировки на личном автомобиле

Оглавление

• Как оформляется командировочный выезд
• Особенности оформления командировки на личном автомобиле
• Что нужно сделать для возмещения расходов
• Что делать, если нет путевого листа?
• Компенсация расходов при использовании личного автомобиля

Любые командировочные затраты работодатель должен брать на себя. Это касается, в том числе, поездки до места осуществления рабочих обязанностей на любом виде транспорта. Личный автомобиль сотрудника не является исключением. Ситуации, когда работник вынужден использовать личное авто для рабочих выездов, встречаются повсеместно. В этом случае возникает ряд затрат – на бензин и естественный износ автомобиля. Степень такого износа определяется на основании пройденного расстояния и применения специального коэффициента. В этой статье мы подробно рассмотрим, как оформить командировку на личном автомобиле и каким образом работодатель должен возместить расходы.

Как оформляется командировочный выезд

С 2016 года работодателя избавили от необходимости оформлять ряд документов, связанных с командировкой работника. Это касается служебного задания, командировочного удостоверения и отчета. Однако хороший процент компаний остались верны старым правилам и продолжают вести привычный документооборот. В частности, это касается отчета о командировке, который должен предоставить сотрудник.

Впрочем, основной документ, который подтверждает направление работника на служебное задание в другой город – приказ о направлении в командировку. Каждая компания имеет право применять одну из общепринятых форм или разработать собственную. Главное, чтобы в содержании приказа отражались следующие данные:

• Полное наименование компании, в которой трудится сотрудник.
• Дату и место (филиал) составления документа.
• Личные данные и должность сотрудника, который направляется в командировку.
• Срок нахождения в рабочей поездке.
• Цель поездки.
• Данные о транспорте, который будет использован для поездки.
• Информацию о возмещении транспортных расходов.

Чтобы приказ о направлении в служебную командировку имел юридическую силу, его должен подписать руководитель департамента или компании. Работник знакомится с документом до поездки. Обеспечить доступ должен кадровый работник.

Особенности оформления командировки на личном автомобиле

Если сотруднику предстоит добираться до работы в другой город на собственном транспорте, то мы советуем оформить путевой лист. Наличие такого документа необязательно. Однако в случае возникновения спора работник или компания смогут доказать факт применения своего авто в рабочих целях. Также в бланке отражается расход бензина на поездку.

Путевой лист имеет составленную форму, однако работодатель может разработать свой бланк, который также будет иметь правовую силу. Важно, чтобы путевой лист содержал реквизиты сторон, номер листа, срок выдачи, личные данные собственника авто (включая серию и номер водительских прав), данные об автомобиле.

Важно учитывать, что если командировка будет происходить на легковом автомобиле, то лист заполняют по форме №3, если на грузовом, то по форме №4.

Что нужно сделать для возмещения расходов

Компенсация командировки на личном автомобиле может происходить на основании следующих документов:

• Соглашение об использовании авто.

Для получения компенсации транспортных расходов сотруднику необходимо предоставить копию чеков с АЗС, а также копию свидетельства о регистрации. После получения этих документов работодатель должен издать приказ о компенсации или соглашение о применении личного авто с прописью суммы трат. Соглашение имеет большой «плюс» для работодателя в наличии налоговых льгот. Дело в том, что сумма компенсации расходов на ГСМ не облагается подоходным налогом и разными взносами.

• Договор аренды машины.

Соглашение предполагает отражение цены аренды и стоимость услуг водителя. Таким образом, возникают правоотношения, согласно которым арендатор – компания, а арендодатель и водитель – собственник авто.

После заключения договора все расходы на содержание машины несет арендатор-компания. Это касается и компенсации расходов на бензин, а также амортизации и других расходов. Впрочем, пункты договора могут содержать любые расходы, о которых заранее договорятся работник и работодатель. Это касается планового технического обслуживания и ремонта.

Учет и уплата налогов в этом случае будет зависеть от типа договора аренды – с водителем или без. Во втором случае нет необходимости начислять подоходный налог. Если машина арендуется с экипажем, то компания должна учитывать удержание НДФЛ со всей стоимости по договору.

Что делать, если нет путевого листа?

Мы уже рассмотрели, как оформить использование личного автомобиля в командировке. Однако остается открытым вопрос: какие риски может нести отсутствие путевого листа? Документ закрепляет необходимость личного авто в командировке в конкретные даты.

Здесь важно отметить, что управление автомобиля не означает выполнение рабочих обязанностей. Однако если в рамках командировки необходимо перевезти людей или грузы. Наличие путевого листа обязательно. Сотрудники ГИБДД могут запросить документы при проверке. Если работник признается, что едет в командировку и не имеет листа, то на него может быть выписан штраф в размере 500 рублей. Фирма может получить штраф 30 тысяч рублей.

Всегда необходимо учитывать обоснование использование своего авто. Если поездки необходимы для доставки ценных грузов или вне рабочего времени, то оформлять путевой лист необходимо для отстаивания своей позиции в суде. Без документа подтвердить рабочую цель передвижения будет сложно.

Если невозможно оформить документ, то необходимо заключить договор аренды. Этот вариант предполагает полную компенсацию расходов за пользование личным авто в командировке.

Компенсация расходов при использовании личного автомобиля

Оформление личного транспорта для командировки необходимо, в первую очередь, для компенсации расходов работнику. Порядок компенсации определяется внутренними локальными актами или трудовым договором с работником. Согласно Налоговому кодексу, основной документ для подтверждения расходов – путевой лист, который содержит данные с платежных квитанций. Однако допускается сдача в бухгалтерию маршрутной квитанции, кассового чека и других документов, которые подтверждают маршрут или расходы. Например, чек отразит траты на ГСМ.

Если работодатель учитывает расходы в рамках нормы, то их можно учесть в расходах при учете налогооблагаемой базы. Работодатель может установить компенсацию выше нормы, но расходы, превышающие норму, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль или УСН.