Электронные перевозочные документы в 2026: к чему готовиться бизнесу

Электронные перевозочные документы обязательны с 2026 года для всех компаний, занимающихся грузоперевозками. С 1 сентября 2026 года переход на цифровой формат станет неизбежным для большинства участников рынка. Разбираемся, что изменится в ближайшие месяцы и как корпоративным клиентам подготовиться к новым правилам.

В июне 2025 года вступил в силу Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025, который окончательно закрепил переход на электронные накладные и другие перевозочные документы. Теперь у бизнеса есть четкий дедлайн: 1 сентября 2026 года. После этой даты бумажные версии можно будет использовать только в исключительных случаях, которые определит Правительство РФ.

Речь идет не только о транспортных накладных для автомобильных перевозок. В электронный формат переходят:

При этом электронный путевой лист с 2026 года останется добровольным для большинства компаний. Исключение — перевозчики алкогольной продукции, для них электронный формат путевых листов обязателен уже с марта 2025 года. Для остальных компаний выбор формата путевого листа пока остается на усмотрение.

Параллельно с переходом на ЭПД запускается еще одно важное нововведение. С 1 марта 2026 года начнет работать Реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог». Все юридические лица и ИП, которые занимаются транспортно-экспедиционной деятельностью, обязаны пройти регистрацию. На это дается 60 дней.

Работа без регистрации автоматически лишает права оказывать транспортные услуги. Это серьезное требование, которое касается не только крупных логистических компаний, но и небольших перевозчиков.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов запущена еще в сентябре 2022 года. Пока работа в ней добровольная, но с осени 2026-го станет обязательной. Система создана для обмена данными между всеми участниками перевозки: грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями и экспедиторами.

Прямой доступ к ГИС ЭПД получить нельзя. Взаимодействие происходит через операторов информационных систем, которые внесены в официальный реестр Минтранса. Операторы выступают посредниками и обеспечивают интеграцию с корпоративными учетными системами.

Все документы в системе подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Получить ее можно в удостоверяющих центрах, аккредитованных ФНС или Минцифры. Водителям подпись не требуется — документы подписывает уполномоченный представитель компании.

Форматы документов утверждены приказами ФНС. Например, приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ закрепил формат электронного путевого листа. Использовать собственные внутренние формы после перехода нельзя — все работают по единым стандартам.

Требование перейти на электронный документооборот распространяется на всех участников коммерческих грузоперевозок:

Если компания использует автотранспорт в хозяйственной деятельности, оформление путевых листов также обязательно. Но выбор между бумажным и электронным форматом пока остается за бизнесом. Электронный путевой лист 2026 обязательно или нет — вопрос, который волнует многих. Ответ: нет, не для всех. Обязательным он станет только для узких категорий, остальные могут продолжать работать на бумаге.

Сервис организации командировок Millennium уже интегрирован с системой управления командировками, что позволяет корпоративным клиентам автоматически формировать необходимые документы для деловых поездок. Платформа поддерживает работу с электронными накладными и обеспечивает полное соответствие новым требованиям законодательства.

Законодательство предусматривает серьезную ответственность за работу без электронных документов после 1 сентября 2026 года:

Отдельные санкции предусмотрены за отсутствие регистрации в реестре экспедиторов — вплоть до запрета на перевозочную деятельность. Подделка данных в электронных документах влечет уголовную ответственность по ст. 327 УК РФ и может привести к аннулированию лицензии на перевозки.

За отсутствие первичных документов в любой форме уже сейчас выставляется штраф до 10 000 рублей. С 2026 года могут ввести дополнительные санкции за просрочку подачи документов и использование неутвержденных форм.

Подготовка к переходу займет время, поэтому лучше начать уже сейчас. Вот практический чек-лист для компаний:

Многие компании откладывают подготовку на последний момент, но это рискованно. Массовое подключение к операторам ЭДО ближе к дедлайну может создать очереди и технические сложности. Кроме того, адаптация бизнес-процессов требует тестирования и корректировок.

С 1 сентября 2025 года в России введен единый транспортный документ (ЕТД) для прямых смешанных перевозок. Он применяется, когда груз перевозится двумя или более видами транспорта по единому договору. ЕТД заменяет собой отдельные транспортные накладные и подтверждает договор перевозки.

Форматы электронного ЕТД утверждены приказом ФНС от 13.08.2025 № ЕД-7-26/717@. Документ формируется в XML-формате с усиленной электронной подписью. Это упрощает логистику для компаний, которые используют несколько видов транспорта в рамках одной перевозки.

Для корпоративных клиентов, которые регулярно отправляют сотрудников в командировки, важно, чтобы трэвел-платформа соответствовала всем нормативным требованиям. Оформление билетов для компании через Millennium упрощает процесс бронирования и обеспечивает соответствие законодательству. Millennium автоматически формирует необходимые документы, включая приказы на командировку и авансовые отчеты, а также интегрируется с корпоративными системами учета.

Платформа уже адаптирована под работу с электронными документами и поддерживает все актуальные форматы. Бронирование гостиниц для бизнес-поездок также интегрировано с системой электронного документооборота. Это позволяет избежать ручного оформления и минимизировать риски ошибок в документообороте. Полная автоматизация делового туризма обеспечивает прозрачность расходов и соответствие корпоративным политикам. Круглосуточная поддержка и автоматизация процессов освобождают HR и бухгалтерию от рутинных задач. Заказ такси для деловых поездок сотрудников также доступен через единую платформу с автоматической отчетностью.

Да, требование распространяется на все компании и ИП, которые занимаются коммерческими грузоперевозками, независимо от масштаба бизнеса. Исключения будут определены Правительством РФ отдельным постановлением. Пока таких исключений не анонсировано.

Малому бизнесу стоит рассматривать переход не только как обязанность, но и как возможность оптимизировать процессы. Электронный документооборот сокращает время на оформление, снижает риск потери бумаг и упрощает взаимодействие с контрагентами.

До 1 сентября 2026 года с такими контрагентами можно работать по бумажным документам. После этой даты всем участникам перевозок придется подключиться к электронному обмену документами.

Эксперты рекомендуют начинать диалог с партнерами уже сейчас. Помогите контрагентам разобраться с переходом, чтобы не столкнуться с остановкой отгрузок в критический момент. Многие крупные компании уже приглашают своих поставщиков к обмену ЭПД через операторов.

Требования к IT такие же, как для любой современной учетной системы. Для подписания документов достаточно веб-интерфейса оператора ЭДО. Водителю нужен обычный смартфон для отслеживания статуса перевозки (подписывать ему ничего не требуется).

Если у компании устаревшая инфраструктура, переход на ЭПД — повод для проекта цифровой трансформации. Большинство операторов ЭДО предлагают готовые решения для интеграции с популярными учетными системами (1С, SAP и другими), что упрощает внедрение.

В отдел продаж: msd@millennium-dream.ru